業務パッケージ
会議室予約システム／受付支援システム
概要
「会議室予約システム／受付支援システム」はパソコン画面から、プロジェクターやホワイトボード等の備品設置情報や規模に応じた会議室が予約できるとともに、参加者への開催案内メールの自動配信やスケジュール自動登録（社内）、また受付では当日開催される会議に応じて、予め社外来訪者情報が端末で確認できるなど、担当者の間接業務および受付業務の大幅な効率化を実現することができます。
こんな悩みをお持ちではありませんか？
- 使いたい備品が設置されているかわからない
- 急遽会議室を使いたいが、どこが空いているかがわからない
- 参加者への開催案内通知に時間と手間を要している
- 来訪者が多く、記録管理に手間と時間を要している
- 来訪者が重なり、要件確認や担当者への取り次ぎにスムースな対応ができない
会議室予約／受付支援システムの特長
- 会議室予約システム
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- Microsoft Outlookと連携することにより、開催案内を自動メール配信（社外人はOutlook個人アドレス帳から選択）するとともに、社内メンバーの予定表へ自動スケジューリング
- 会議室の予約管理が自席のパソコンから簡便・確実に実施可能
- 必要条件となる定員や備品情報による会議室検索が可能
- 受付支援システム
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- 直近の来訪予定者が確認できるので、スムースな受付対応が可能
（会議室予約システム連携） - 訪問記録(時間､入館証No等)は受付支援端末で入力でき、データベース化により履歴台帳管理も簡便・確実 に実施可能
- 入館証発行／管理や入退室状況の確実な把握が可能
- 直近の来訪予定者が確認できるので、スムースな受付対応が可能
導入事例に見る運用イメージ
会議室予約／受付支援システムの基本機能
■会議室予約システム
◆予約の基本機能
- 会議室予約一覧表示（日・週単位）
- 会議室条件検索（建屋（ビル）・備品・人数等）
- 会議室予約詳細表示（予約情報を表示）
- 会議室予約・変更・削除（予約情報登録)
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- 会議参加者選択（Active Directoryから職員検索・選択）
- 来訪者選択（Outlook個人アドレス帳から社外来訪者を検索・選択）
- 予約済みデータコピー機能
- 個人プロファイル機能（デフォルト表示会議室を個人単位に設定）
- 会議室情報表示（定員・備品等の会議室の詳細情報を表示）
- Outlook自動連携（予約時に開催通知メールの自動送信、予定表への自動登録）
◆管理の基本機能
- 会議室マスタメンテナンス（会議室情報を登録・変更入力）
- 会議室予約データダウンロード機能
- 過去データの削除
■受付支援システム
◆予約の基本機能
- 受付機能
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- 訪問者一覧（直近の訪問予定者を表示）
- 新規来訪者登録
- 入退出管理（来訪者の入退出の一覧表示、入館中の来訪者一覧表示）
- 入館証管理（入館証番号登録、返却（一括）処理等）
◆ご提供価格
- パッケージ価格
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- 会議室予約システム 525万円（税込み）
- 受付支援システム 315万円（税込み）
- 保守費用
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- 販売価格の15%（年額）
- ※1. 上記価格にはハードウェア費用、マイクロソフト製品のサーバーライセンス費用は含まれておりません 。
- ※2. 導入費用についてはお客様の環境により別途お見積もりとなります。
- ※3. カスタマイズについてもご相談ください。カスタマイズ費用は別途お見積となります。
